Analiza danych z tachografu: dlaczego samo pobieranie nie wystarcza
Wiele firm pobiera dane z karty kierowcy co 28 dni, a z tachografu co 90 dni, i odkłada pliki do archiwum. Dotrzymanie terminów jest ważne, ale nie wystarcza. Przepisy wymagają od przewoźnika także regularnej kontroli zapisów kierowców. Dowody takiej kontroli są najmocniejszą obroną przewoźnika podczas kontroli ITD.
W skrócie: Pobieranie danych chroni je przed utratą. Analiza danych z tachografu pozwala zobaczyć naruszenia, zanim zrobi to inspektor. Przepisy UE nakładają na przewoźnika obowiązek regularnej kontroli danych z tachografu. W Polsce przewoźnik, który wykaże właściwą organizację pracy, nie płaci kary za naruszenia czasu jazdy, przerw i odpoczynku. Udowodnić to musi sam przewoźnik.
Pobieranie (sczytywanie) danych a analiza danych z tachografu
| Pobieranie danych | Analiza danych | |
|---|---|---|
| Cel | Zachowanie danych, zanim zostaną nadpisane na karcie lub w tachografie | Sprawdzenie, czy kierowcy przestrzegają przepisów o czasie jazdy, przerwach i odpoczynku |
| Termin | Karta kierowcy nie rzadziej niż co 28 dni, tachograf nie rzadziej niż co 90 dni | Przepisy nie podają liczby dni, wymagają regularnych kontroli |
| Skutek zaniedbania | 500 zł za każdego kierowcę lub każdy pojazd | Naruszenia się kumulują, a podczas kontroli w przedsiębiorstwie ITD sprawdza zapisy z poprzednich miesięcy |
| Dowód | Przechowywane pliki .ddd | Zapisy z kontroli, rozmowy z kierowcami, podjęte działania |
Jak i jak często pobierać dane, wyjaśniamy w przewodniku Pobieranie danych z tachografu i karty kierowcy.
Czego wymagają przepisy?
Rozporządzenie (WE) nr 561/2006, art. 10: Przewoźnik organizuje pracę kierowców tak, aby mogli przestrzegać przepisów, wydaje im odpowiednie polecenia i przeprowadza regularne kontrole przestrzegania przepisów. Odpowiada za naruszenia popełnione przez swoich kierowców, nawet jeśli doszło do nich w innym państwie. Wszystkie dane pobrane z karty kierowcy i jednostki pojazdowej musi przechowywać co najmniej 12 miesięcy i udostępniać je na żądanie organów kontroli.
Rozporządzenie (UE) nr 165/2014, art. 33: Przewoźnik zapewnia, aby kierowcy byli właściwie przeszkoleni i poinstruowani w zakresie obsługi tachografu. Przeprowadza regularne kontrole, aby upewnić się, że kierowcy prawidłowo używają tachografu. Nie daje kierowcom żadnych bezpośrednich ani pośrednich zachęt do niewłaściwego używania tachografu.
Ustawa o transporcie drogowym, art. 92b: Przewoźnik nie płaci kary za naruszenia czasu jazdy, przerw i odpoczynku, jeżeli zapewnił:
- właściwą organizację i dyscyplinę pracy, umożliwiającą kierowcom przestrzeganie przepisów,
- zasady wynagradzania, które nie zachęcają do łamania przepisów.
Ustawa o czasie pracy kierowców, art. 25: Pracodawca prowadzi dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy, aby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie. Uwzględnia przy tym zapisy na wykresówkach, wydruki i pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu oraz rejestry opracowane na ich podstawie. Dane z tachografu są więc także podstawą rozliczania czasu pracy kierowcy.
Dowód przedstawia przewoźnik
Art. 92b i 92c dają przewoźnikowi możliwość uniknięcia kary, ale nie działają automatycznie. Przewoźnik musi sam wykazać, że zapewnił właściwą organizację pracy albo że nie mógł przewidzieć naruszenia. Najbardziej konkretnym dowodem są zapisy pokazujące, że dane były regularnie analizowane, a na naruszenia reagowano.
Pokazuje to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego o sygnaturze II GSK 2080/11. Kierowca podłączył do tachografu magnes. Przewoźnik zakazał kierowcom używania takich urządzeń, pouczył ich o przepisach dotyczących czasu pracy i planował przewozy tak, aby można było przestrzegać norm. Pobierał też dane z kart kierowców i tachografów i regularnie je analizował. Wynagrodzenie kierowców nie zależało od przejechanych kilometrów. Sąd uznał jednorazowe działanie kierowcy za okoliczność, której przewoźnik nie mógł przewidzieć, i podtrzymał uchylenie kary. Wyrok zapadł na gruncie wcześniejszego brzmienia ustawy; dziś podobną zasadę zawiera art. 92c.
Co sprawdzać podczas analizy danych z tachografu?
| Co sprawdzić | Dlaczego |
|---|---|
| Dzienny, tygodniowy i dwutygodniowy czas jazdy | Większość kar ITD dotyczy przekroczenia tych limitów |
| Czas jazdy bez przerwy i przerwy | Dla przewoźnika nie ma dolnego progu; nawet kilka minut przekroczenia oznacza karę |
| Dzienny i tygodniowy odpoczynek | Trzeba śledzić liczbę skróconych odpoczynków i ich rekompensatę |
| Jazda bez karty i luki w zapisach | Jazda bez karty kierowcy jest karana, a niewyjaśnione luki budzą pytania podczas kontroli |
| Wpisy manualne | Inna praca wykonana bez karty w tachografie musi być wpisana w całości |
| Zdarzenia i usterki tachografu | Usterki trzeba usuwać na czas, a nietypowe zdarzenia wyjaśniać z kierowcą |
| Powrót kierowcy do bazy lub domu | Powrót trzeba zaplanować w każdym okresie 4 kolejnych tygodni i udokumentować |
| Terminy pobierania danych | Nie można przekroczyć 28 i 90 dni |
Pełne normy czasu jazdy i odpoczynku znajdziesz w artykule Tachograf w busach powyżej 2,5 t: przepisy UE od lipca 2026, a kary za poszczególne naruszenia w artykule Taryfikator kar ITD 2026.
Jak często analizować dane z tachografu?
Przepisy nie podają liczby dni, wymagają regularnych kontroli. Zalecamy analizę co najmniej przy każdym pobraniu danych z karty kierowcy, czyli co 28 dni. Jeszcze lepiej co tydzień. Wtedy powtarzający się błąd kierowcy zostanie zauważony szybko i można mu zapobiec już przy następnej trasie.
Co zrobić po wykryciu naruszenia?
- Zapisz naruszenie wraz z datą.
- Porozmawiaj z kierowcą i ustal przyczynę: korki, oczekiwanie na załadunek albo błąd w planowaniu.
- Jeśli przyczyną jest planowanie, popraw je. Jeśli przyczyna leży po stronie kierowcy, pouczyj go na piśmie lub przeszkol.
- Zachowaj notatkę z rozmowy i opis podjętych działań. Te zapisy możesz przedstawić podczas kontroli ITD jako dowód właściwej organizacji pracy (art. 92b).
Program do analizy danych z tachografu
Ręczne przeglądanie plików .ddd, wyszukiwanie naruszeń i ustalanie, co z nimi zrobić, potrafi zająć wiele godzin. Dlatego stworzyliśmy Tachograph AI – program do analizy danych z tachografu z pomocą sztucznej inteligencji. Zbiera dane z kart kierowców i tachografów w jednym miejscu i automatycznie pokazuje naruszenia czasu jazdy i odpoczynku zgodnie z przepisami UE, z podziałem na kierowców i daty. Asystentowi AI możesz na przykład napisać: „Pokaż najczęstsze naruszenia w naszej flocie”, a następnie poprosić go o przygotowanie odprawy dla kierowców na temat tych naruszeń. Program przypomina też o zbliżających się terminach pobierania danych. Jak działa analiza z pomocą sztucznej inteligencji, opisujemy w artykule Analiza tachografu z wykorzystaniem AI.
Najczęściej zadawane pytania
Czy wystarczy pobierać dane z tachografu?
Nie. Pobieranie służy przechowywaniu danych. Przepisy UE wymagają od przewoźnika także regularnej kontroli zapisów kierowców.
Jak często analizować dane z tachografu?
Przepisy nie podają liczby dni, wymagają regularnych kontroli. Zalecamy analizę co najmniej przy każdym pobraniu danych z karty kierowcy, czyli co 28 dni.
Czy regularna analiza chroni przed karą ITD?
Nie automatycznie. Jeżeli jednak przewoźnik wykaże właściwą organizację i dyscyplinę pracy, zgodnie z art. 92b ustawy o transporcie drogowym nie płaci kary za naruszenia czasu jazdy, przerw i odpoczynku. Decyzję podejmuje organ kontroli.
Co sprawdzać podczas analizy tachografu?
Czas jazdy, przerwy, dzienny i tygodniowy odpoczynek, jazdę bez karty, wpisy manualne, zdarzenia i usterki tachografu, powrót kierowcy oraz terminy pobierania danych.
Jak długo przechowywać pobrane dane z tachografu?
Co najmniej 12 miesięcy. Trzeba je udostępnić na żądanie organów kontroli.
Czy dane z tachografu służą do rozliczania czasu pracy kierowcy?
Tak. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowcy z uwzględnieniem danych z tachografu i na tej podstawie ustala wynagrodzenie.
Oficjalne źródła
- Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 – EUR-Lex
- Rozporządzenie (UE) nr 165/2014 – EUR-Lex
- Ustawa o transporcie drogowym – tekst jednolity, Dz.U. 2025 poz. 1490 (ISAP)
- Ustawa o czasie pracy kierowców – tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 477
- Wyrok NSA, sygn. II GSK 2080/11 – Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych
- GITD – Terminy na pobranie danych z karty kierowcy i tachografu
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.