Pobieranie danych z karty kierowcy i tachografu: terminy i obowiązki
Zgodnie z prawem UE przedsiębiorstwa transportowe muszą pobierać dane z kart kierowców co najmniej co 28 dni, a z jednostek pojazdowych co najmniej co 90 dni. Pobrane dane należy następnie przechowywać przez co najmniej rok.
W tym artykule wyjaśniamy podstawę prawną, terminy, obowiązki w zakresie przechowywania danych i odpowiedzialność przedsiębiorstw transportowych, a także przepisy obowiązujące w Polsce.
Podstawa prawna
| Akt prawny | Zakres |
|---|---|
| Rozporządzenie (UE) nr 165/2014 | Stosowanie tachografów, karty kierowcy i karty przedsiębiorstwa, przechowywanie danych |
| Rozporządzenie (UE) nr 581/2010 | Maksymalne okresy na wczytanie danych z jednostek pojazdowych i kart kierowców |
| Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach (art. 48) | W Polsce: obowiązek pobierania danych z częstotliwością określoną w rozporządzeniu nr 581/2010 oraz warunki ich przechowywania |
Oba rozporządzenia unijne obowiązują bezpośrednio i jednolicie we wszystkich państwach członkowskich UE.
Terminy pobierania danych
Rozporządzenie (UE) nr 581/2010 określa maksymalne okresy, w których należy pobrać odpowiednie dane:
| Dane | Maksymalny okres |
|---|---|
| Karta kierowcy | 28 dni |
| Jednostka pojazdowa (tachograf) | 90 dni |
Zgodnie z rozporządzeniem (motyw 3) przy określaniu tych okresów uwzględnia się wyłącznie dni zarejestrowanej działalności.
Dlaczego są dwa różne terminy?
Karta kierowcy i jednostka pojazdowa przechowują różne dane. Karta kierowcy rejestruje czynności danego kierowcy niezależnie od tego, którym pojazdem kierował. Jednostka pojazdowa rejestruje dane pojazdu, w tym przejazdy wykonane bez włożonej karty kierowcy. Dlatego oba źródła trzeba pobierać oddzielnie.
Zalecenie: Krótsze odstępy są dozwolone i wskazane. Cotygodniowe pobieranie danych z kart kierowców zmniejsza ryzyko utraty danych w wyniku uszkodzenia lub zgubienia karty.
Co jest potrzebne do pobrania danych?
Dane z jednostki pojazdowej pobiera się przy użyciu karty przedsiębiorstwa. Dane z karty kierowcy można pobrać bezpośrednio z karty za pomocą czytnika kart lub za pośrednictwem tachografu.
Przechowywanie danych i obowiązki przedsiębiorstwa
Zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 165/2014 przedsiębiorstwa transportowe muszą:
- przechowywać pobrane dane, wykresówki i wydruki w porządku chronologicznym i w czytelnej formie przez co najmniej rok,
- na żądanie wydawać zainteresowanym kierowcom kopie danych pobranych z ich kart kierowcy,
- na żądanie udostępniać dane upoważnionym funkcjonariuszom służb kontrolnych.
Przedsiębiorstwa transportowe odpowiadają za terminowe pobieranie danych i ich bezpieczne przechowywanie.
Przepisy obowiązujące w Polsce
- Ustawa o tachografach (art. 48): dane pobrane z tachografu cyfrowego i karty kierowcy przechowuje się w oryginalnym formacie, zabezpieczone przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych, w sposób czytelny i uporządkowany.
- Ustawa o czasie pracy kierowców (art. 25): pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowcy, m.in. z uwzględnieniem plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, i przechowuje ją przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.
Okres pobierania a zapisy podczas kontroli drogowej: dwa różne obowiązki
Od 31 grudnia 2024 r. kierowca musi być w stanie okazać podczas kontroli drogowej zapisy z bieżącego dnia i poprzedzających 56 dni.
| Obowiązek | Okres | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| Pobieranie danych z karty kierowcy | Co najmniej co 28 dni | Przedsiębiorstwo transportowe |
| Zapisy podczas kontroli drogowej | Bieżący dzień i poprzedzające 56 dni | Kierowca |
Te dwa okresy są często mylone. Pobieranie danych służy ich przechowywaniu w przedsiębiorstwie i pozwala wykazać przestrzeganie przepisów podczas kontroli w przedsiębiorstwie, nawet po wielu miesiącach. Okres 56 dni dotyczy wyłącznie tego, co kierowca musi okazać na drodze.
Lista kontrolna dla przewoźników
- Miej pod ręką kartę przedsiębiorstwa: jest niezbędna do pobierania danych z jednostki pojazdowej.
- Pobieraj dane z kart kierowców co najmniej co 28 dni: ustal stały harmonogram dla każdego kierowcy.
- Pobieraj dane z jednostek pojazdowych co najmniej co 90 dni: zaplanuj stały termin dla każdego pojazdu.
- Bezpiecznie przechowuj dane: w porządku chronologicznym, przez co najmniej rok, z kopią zapasową. W Polsce pamiętaj też o 10-letnim okresie przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.
- Wydawaj kopie: na żądanie przekaż kierowcom kopię pobranych danych.
- Analizuj dane: sprawdzaj czas jazdy i odpoczynku i omawiaj nieprawidłowości z kierowcami.
Terminy pobierania danych zawsze pod kontrolą
Tachograph AI przechowuje dane z kart kierowców i jednostek pojazdowych w jednym miejscu, analizuje czas jazdy i odpoczynku zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006 i przypomina o zbliżających się terminach pobierania danych z kart i pojazdów. Cena nie zależy od liczby pojazdów.
Najczęściej zadawane pytania
Jak często należy pobierać dane z karty kierowcy?
Co najmniej co 28 dni, zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 581/2010.
Jak często należy pobierać dane z jednostki pojazdowej?
Co najmniej co 90 dni, zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 581/2010.
Jak długo należy przechowywać dane z tachografu?
Co najmniej rok, w porządku chronologicznym i w czytelnej formie, zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 165/2014. W Polsce ewidencję czasu pracy kierowcy zatrudnionego na podstawie stosunku pracy, prowadzoną m.in. z uwzględnieniem tych danych, pracodawca przechowuje przez 10 lat.
Kto odpowiada za pobieranie danych z tachografu?
Przedsiębiorstwo transportowe. Musi zapewnić pobieranie danych w wymaganych terminach oraz ich przechowywanie.
Czy kierowcy mają prawo do kopii swoich danych?
Tak. Przedsiębiorstwa transportowe muszą na żądanie wydawać zainteresowanym kierowcom kopie danych pobranych z ich kart kierowcy.
Czy 28-dniowy okres pobierania danych to to samo co 56 dni przy kontroli drogowej?
Nie. Okres 28 dni dotyczy pobierania danych przez przedsiębiorstwo. Od 31 grudnia 2024 r. kierowca musi być w stanie okazać podczas kontroli drogowej zapisy z bieżącego dnia i poprzedzających 56 dni.