Fahrerkarte und Fahrtenschreiber auslesen: Fristen und Pflichten in Deutschland

Veröffentlicht am 28. September 2026

In Deutschland müssen Unternehmen die Daten der Fahrerkarten spätestens alle 28 Kalendertage und die Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers spätestens alle 90 Tage auslesen und im Betrieb speichern. Die kopierten Daten sind anschließend mindestens ein Jahr aufzubewahren.

Dieser Beitrag erläutert die rechtlichen Grundlagen, die Berechnung der Fristen, die Aufbewahrungspflichten und die Verantwortung des Unternehmers.

Rechtsgrundlagen

Die EU-Verordnungen gelten in Deutschland unmittelbar. Die Fahrpersonalverordnung legt ergänzend fest, wie die Fristen zu berechnen sind und wie lange die Daten im Unternehmen gespeichert werden müssen.

Fristen für Fahrerkarte und Massenspeicher

Nach § 2 Abs. 5 der Fahrpersonalverordnung hat der Unternehmer sicherzustellen, dass die Daten spätestens innerhalb folgender Zeiträume nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung im Betrieb kopiert werden:

Wie wird die Frist berechnet?

Die Frist beginnt mit dem ersten aufgezeichneten Ereignis nach dem letzten Auslesen. Bei der Fahrerkarte sind Kalendertage maßgeblich, also auch Tage, an denen keine Tätigkeit aufgezeichnet wurde. Wer die Frist nicht bis zum letzten Tag ausschöpft, vermeidet Streitfragen bei der Berechnung.

Warum unterscheiden sich die Fristen?

Fahrerkarte und Fahrtenschreiber speichern unterschiedliche Daten. Die Fahrerkarte enthält die Tätigkeiten des einzelnen Fahrers, unabhängig davon, welches Fahrzeug er gefahren ist. Der Massenspeicher des Fahrtenschreibers zeichnet die Daten des Fahrzeugs auf, auch Fahrten ohne gesteckte Fahrerkarte. Beide Datenquellen müssen daher getrennt ausgelesen werden.

Praxisempfehlung: Kürzere Intervalle sind zulässig und sinnvoll. Ein wöchentliches Auslesen der Fahrerkarten verringert das Risiko von Datenverlusten durch defekte oder verlorene Karten.

Aufbewahrung und Pflichten des Unternehmers

Wie lange müssen die Daten gespeichert werden?

Aushändigung an den Fahrer

Der Unternehmer hat dem Fahrpersonal auf Verlangen eine Kopie der von seiner Fahrerkarte heruntergeladenen Daten auszuhändigen.

Wer ist verantwortlich?

Die Fahrpersonalverordnung richtet die Pflicht zum Auslesen und Speichern ausdrücklich an den Unternehmer: Er hat sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden. Die Unternehmenskarte ermöglicht dabei den Zugriff auf die Daten der eigenen Fahrzeuge.

Auslesefrist und Nachweiszeitraum: zwei unterschiedliche Pflichten

Seit dem 31. Dezember 2024 müssen Fahrer bei einer Straßenkontrolle die Aufzeichnungen für den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage vorlegen können. Zuvor betrug dieser Zeitraum 28 Tage.

Die beiden Fristen werden häufig verwechselt. Das Auslesen dient der Speicherung im Betrieb und ermöglicht Nachweise bei Betriebskontrollen, auch viele Monate später. Der Nachweiszeitraum betrifft ausschließlich das, was der Fahrer unterwegs vorlegen muss.

Kontrollen erfolgen auf der Straße und im Betrieb durch die Polizei und das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM). Bei Verstößen gegen die Auslese- und Aufbewahrungspflichten können Bußgelder gegen das Unternehmen verhängt werden.

Checkliste für Flottenbetreiber

1. Unternehmenskarte bereithalten: Sie ist Voraussetzung für das Auslesen des Massenspeichers.
2. Fahrerkarten spätestens alle 28 Kalendertage auslesen: Für jeden Fahrer einen festen Rhythmus festlegen.
3. Massenspeicher spätestens alle 90 Tage auslesen: Für jedes Fahrzeug einen festen Termin einplanen.
4. Daten sicher speichern: Ein Jahr ab dem Kopieren, bei Nutzung als Arbeitszeitnachweis zwei Jahre.
5. Kopien bereitstellen: Fahrern auf Verlangen ihre heruntergeladenen Daten aushändigen.
6. Daten auswerten: Lenk- und Ruhezeiten prüfen und Abweichungen mit den Fahrern besprechen.

Auslesefristen automatisch im Blick

tachograph.ai archiviert die Daten von Fahrerkarten und Fahrtenschreibern an einem Ort, wertet Lenk- und Ruhezeiten nach der VO (EG) Nr. 561/2006 aus und erinnert rechtzeitig an anstehende Downloads für Karten und Fahrzeuge. Die Preisgestaltung ist unabhängig von der Anzahl der Fahrzeuge.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?

Nach § 2 Abs. 5 der Fahrpersonalverordnung spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses.

Wie oft muss der Fahrtenschreiber ausgelesen werden?

Die Daten aus dem Massenspeicher sind spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung im Betrieb zu kopieren.

Wer ist für das Auslesen verantwortlich?

Der Unternehmer. Er hat nach der Fahrpersonalverordnung sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden.

Wie lange müssen die ausgelesenen Daten aufbewahrt werden?

Ein Jahr ab dem Zeitpunkt des Kopierens. Werden die Daten auch als Arbeitszeitnachweis verwendet, zwei Jahre.

Hat der Fahrer Anspruch auf seine Daten?

Ja. Der Unternehmer hat dem Fahrer auf Verlangen eine Kopie der von seiner Fahrerkarte heruntergeladenen Daten auszuhändigen.

Ist die 28-Tage-Frist dasselbe wie der Nachweiszeitraum bei Kontrollen?

Nein. Die 28-Tage-Frist betrifft das Auslesen durch das Unternehmen. Bei Straßenkontrollen muss der Fahrer seit dem 31. Dezember 2024 die Aufzeichnungen für den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage vorlegen können.

Offizielle Quellen

• KomNet (Land Nordrhein-Westfalen) — Fragen zur Fahrerkarte, § 2 Abs. 5 FPersV
• IHK Region Stuttgart — Auslesen von Fahrerkarten und Fahrtenschreibern
• IHK Nord Westfalen — Aufzeichnungspflicht
• EUR-Lex — Fahrtenschreiber im Straßenverkehr (Zusammenfassung)
• Verordnung (EU) Nr. 165/2014, Verordnung (EU) Nr. 581/2010, Fahrpersonalverordnung (FPersV)